あなたの会社のオフィスは、整理整頓できていますか。
社員のデスクの足元にまで書類が積まれていたり、キャビネットが資料で埋まっていたり、会議室のすみにダンボールが積み上がっていたり、エントランスや廊下にまでものを置いていませんか。
散らかっているオフィスは、社外に与える印象としても感心しませんが、失っているものはそれだけではないでしょう。
心理的な影響
乱雑な職場に誇りを感じる社員などいないでしょうから、整理整頓は社員の士気に直接かかわります。
それに、スペースが空いていないと新しいものが入ってくる余地がありません。
情報でも知識でも気力でも、同じことが言えるでしょう。
要らなくなった資料や、使わなくなったものに囲まれているということは、本当に必要なものが身近にないということです。
この状態は、有益な情報やアイディアに対する感度の低さにつながるのではないでしょうか。
ビジネスにおいてクリエイティブな仕事をしたいと思うなら、社内の整理整頓の優先順位は高くすべきでしょう。
ルールを作る
もし、今は使わない資料があなたのオフィスのスペースを占領しているなら、あなたの会社には資料の処分について明確なルールがないということです。
経営者が指示するまでずっとただ保管されているだけです。
これでは資料はたまり続けてあふれてきます。
常にすっきりと整理されている状態をつくるには、ルールを決めて実行すればよいのです。
定期的に保管資料のチェックを行う、何ヶ月使わなかったものは処分する、というようなしくみをつくりましょう。
そして、これからはうっかりため込んでしまわないように、オフィスの棚の中身を誰からも見えるように、扉のない棚に変えるとよいでしょう。
いつでも棚のすべてのものが見えるようになれば、散らかると一目瞭然ですので、常に整理整頓しておかざるを得なくなります。
さらに、社員のデスクも引き出しのないタイプにするとよいでしょう。
今はデジタルデータが増えていることもあり、社員ごとに引き出しに保管しなければならないような資料はほとんどないはずです。
あなたの会社が、片づけてもいつの間にかすぐ散らかってしまうなら、気持ちよく働けるよう、すぐに整理整頓のしくみをつくってください。
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脇田 優美子
